Bonjour à tous,

Vous l’avez tous noté, les évènements gratuits, qui proposent aux annonceurs de se rendre dans toutes sortes de destinations exotiques, se multiplient.

Ces formats posent de nombreuses questions. A une époque où les grandes entreprises se sont toutes dotées de chartes d’éthiques et de règlements achats, qui interdisent de recevoir des cadeaux d’une valeur supérieure à 50 euros, il peut être professionnellement risqué de se rendre à un séjour de loisir entièrement payé par ses fournisseurs.

Il nous est donc apparu nécessaire de proposer une charte d’éthique de l’évènementiel, dont l’objectif est d’éviter les abus et d’écarter les conséquences professionnelles éventuelles, pour les participants. Cette charte est la charte de l’EBG ; nous ne voulons l’imposer à personne, mais les organisateurs qui souhaiteraient nous rejoindre sont naturellement les bienvenus.

Les engagements listés ci-dessous s’appliquent immédiatement à tous les évènements organisés par l’EBG :

  1. L’évènement doit être payant, soit que l’entreprise paie un forfait annuel (pour l’EBG il s’agit d’une cotisation), soit que le participant paie lui-même au moins 60% des coûts engendrés par son séjour (déplacement inclus).
  2. La part du séjour consacrée à des activités professionnelles ne peut pas être inférieure à 70% du temps passé, les 30% restant pouvant être consacrés à des visites, des soirées de prestige ou des loisirs.
  3. Il ne peut être exercé de pression sur les annonceurs pour qu’ils signent un montant minimal de commande. La génération de leads pour les partenaires ne peut être issue que de la qualification à priori des profils.
  4. L’organisateur s’engage à prévenir les abus dans la consommation d’alcools ou d’autres produits (qui seront peut-être autorisés un jour) dans les espaces loués par lui. En dehors de ces espaces, ce n’est plus son sujet, les participants sont des adultes.
  5. Un usage s’est répandu, qui consiste à gonfler les statistiques de fréquentation, parfois d’un facteur 2 ou 3. Cette pratique est préjudiciable, parce qu’elle incite les organisateurs à faire venir toutes sortes de populations, qui n’ont que peur de rapport avec les sujets programmés, simplement pour « faire masse ». L’EBG s’engage à ne communiquer que sur les vrais chiffres et à publier la liste des inscrits sur son site.
  6. Dans l’évènementiel, on jette de très grandes quantités de nourriture. Nous nous engageons, ou plus précisément, nous demandons à nos fournisseurs, que les produits non consommés soient intégralement redistribués, notamment par l’intermédiaire des apps de redistribution de produits arrivant à échéance, telles que « Too Good To Go ».
  7. Nous ajoutons un septième engagement concernant le bilan carbone des évènements : l’EBG privilégiera le train pour transporter ses congressistes. Ainsi, pour l’édition 2020, nous avons réservé quatre trains Thalys et nous avons choisi Amsterdam, précisément parce que la ville est accessible par TGV.

Pour le Benchmark Amsterdam (28/30 avril 2020) de l’EBG, ça donne ceci :

  • Benchmark Amsterdam, c’est 900 participants, dont 750 annonceurs. S’ils sont adhérents de l’EBG, les annonceurs n’ont rien à payer pour participer aux conférences et au séjour, mais leur entreprise paie une cotisation annuelle en échange de laquelle nous organisons le Benchmark. Si l’entreprise n’est pas adhérente, et s’il n’est pas invité par un partenaire, chaque participant doit s’acquitter d’un tarif de 2.600 euros HT (100% du coût).
  • Le Benchmark comprend un livrable de 600 pages, l’évènement lui-même propose 55 conférences et workshops. Les deux soirées de prestige qui se tiennent, la première le long des canaux historiques au coeur de la vieille ville, et la seconde dans un lieu encore tenu secret, ne représentent que 25% du temps passé.
  • Si nous allons à Amsterdam, c’est parce qu’il s’agit d’une des plus belles capitales européennes, mais c’est aussi pour y rencontrer les startups de la DutchTech, dont le président est le Prince d’Orange, qui choisira pour nous une sélection d’entreprises innovantes.
  • Nous demandons aux participants de qualifier leurs projets afin de leur présenter des prestataires adaptés, mais nous n’exerçons aucune pression, ni pendant l’évènement, ni après.

Dernier point : nous éviterons les excès dans les lieux même de l’évènement, mais dans les ruelles et les canaux d’Amsterdam, chacun fera ce qu’il jugera bon. Et, bien entendu, tout ce qui ne sera pas consommé sera redistribué.

Voila. C’est une charte minimale, mais qui traite les points essentiels, à savoir : la gratuité, les leads qui se font naturellement, sans contrepartie, le positionnement professionnel de l’évènement et le développement durable (le bilan carbone), qui est un sujet d’importance croissante dans le secteur évènementiel, comme dans tous les autres secteurs.

Pour ma part, je vais adresser cette charte par courrier aux Présidents des 500 premières marques françaises, je proposerai aux autres organisateurs de s’y associer et nous la ferons évoluer ensemble, en conformité avec les chartes d’éthiques et les règlements achats des grandes entreprises françaises et internationales.

Pierre Reboul